Om VKP min side

Det er tre ulike brukerroller som har ulike tilganger og rettigheter.

På VKP min side kan kommunen håndtere feil som oppstår enten i avsender-systemet eller hos mottaker.

Behovene som skal ivaretas ved hjelp av VKP min side er:

• Resende journaler som har feilet på grunn av feil-registrering i EPJ.
• Slette journaler (meldinger) som ikke skal journalføres.
• Sette opp e-postvarsler knyttet til feilsituasjoner som oppstår, og som dermed kan rutes til riktig instans i kommunen.
• Overvåke meldingsflyten generelt (se antall meldinger fra ulike partnere).
• Stoppe innsending/spørring til/mot EPJ, når det er nødvendig (f. eks. ved oppgradering/nedetid).
• Oversikt over hvilke device/utstyr/apparater som sender informasjon inn til EPJ.

Logg inn

1. Innlogging VKP min side: Når det er opprettet en personlig bruker til VKP min side, kan du logge inn på: https://minside.vkpnorge.no
2. Logg in med HelseID: Trykk på knappen Logg inn med HelseID.

3. Logg inn med ID-porten: Velg ID-porten som elektronisk ID.

4. Logg inn med BankID: BankID eller BankID på mobil.

5. VKP min side: Tilgangene fra startsiden for VKP min side avhenger av rollen du har. Hvis du logger inn med rollen Overvåkning vil du se det samme bildet som Administrator med unntak av Utstyrsoversikt-menyen.

Automatisk utlogging

Uansett rolle, hvis du er inaktiv mer enn 20 minutter vil systemet logge deg ut. Det samme gjelder hvis du har vært innlogget totalt mer enn to timer. Hvis du får endret rolle mens du er innlogget vil du bli logget ut.

Manuell utlogging

For å logge ut selv, trykk Logg ut oppe til høyre ved navnet ditt.

Oversikt over uthenting av pasientinfo

Hvis kommunen har koblet opp integrasjon for å hente ut pasientinformasjon fra EPJ til én eller flere velferdsteknologi (VFT)-systemer, vil hver uthenting som er gjort vises i loggen i VKP min side.

Overvåk uthenting og avdekk feil

Du kan bruke listen til å følge med på eventuelle feil, og for å følge med på at uthenting går som planlagt. Hvis en uthenting som vanligvis går daglig klokka 12 ikke vises i listen til rett tid, er det mest sannsynlig (VFT)-løsningen som av en eller annen grunn ikke har foretatt noe kall. Ta da kontakt med den VFT-leverandøren det gjelder.

Meldinger-menyen er tilgjengelig for rollene Overvåkning (kun lesetilgang) og Administrasjon (full tilgang inkludert resending og sletting av meldinger).

Status

• Meldinger med status OK: Du kan se disse på journalføring fra 1-14 dager bakover i tid avhengig av hva som er satt opp for din kommune under Innstillinger.
• Feilede meldinger: Disse meldingene har feilet og du må enten resende dem, eller slette dem. Feilede meldinger som ikke blir behandlet av kommunen slettes automatisk etter seks måneder.

Behandling av feilede meldinger

Det er kun rollen Administrasjon som har tilgang å markere og behandle feilede meldinger.

• Meldinger som har feilet: Disse kan resendes eller slettes fra min side.
• Automatisk sletting: Feilede meldinger som er eldre enn seks måneder blir automatisk slettet fra min side. Kommunen mottar en mail om dette.
• Resending av meldinger: Marker meldingen du ønsker å sende på nytt, trykk på Resend-ikonet og bekreft resendingen, eller angre ved å trykke Lukk.
• Sletting av meldinger: Marker meldingen du ønsker å slette, trykk på Slette-ikonet og sletting bekreftes i en varsling på skjermen.

Meldingslisten

• Oppdatere meldingslisten: Dersom du nylig har sendt en melding, og ikke ser den i meldingslisten, trykk på oppdater-ikonet til høyre over meldingslisten.
• Bla i meldinger: I listen vises 25 rader/meldinger per side. For å bla i sidene bruker du pilene over meldingslisten.
• Antall meldinger: Du kan justere antall meldinger (25, 50 eller 100) som vises per side ved å velge verdi fra pilen til høyre for Antall rader per side.
• Sortering: Meldingslisten kan sorteres synkende og stigende ved å klikke på kolonnen du vil sortere listen etter (med unntak av kolonnen Status).
• Søk: Bruk søkefeltet for å søke i meldingslisten. Feltene/kolonnene EPJ-ID, Person-ID (intern ID for min side), Beskrivelse og MeldingsID er søkbare. Fødselsnummer er ikke søkbart.
• Filtrering: Bruk knappene over meldingslisten for å filtrere på meldinger som har feilet i validering eller i journalføring. Bruk knappen Avansert filter over meldingslisten for mer avansert filtrering.

Detaljer for melding

Ved å klikke på en melding, får du følgende detaljer:

• Generell informasjon her ser du hva slags melding det er, og hvem den kommer fra.
• Hendelser her ser du hvilke steg meldingen har gått gjennom i VKP-løsningen. Sjekk hendelser for meldinger som feiler. Hendelsene kan ofte forklare hva som har skjedd og hvordan meldingen kan behandles videre.
• Personinformasjon her kan du se fødselsnummer for feilede meldinger. Du må da bekrefte at du ønsker å se opplysningen da dette oppslaget logges med hvem som har gjort innsynet i VKP.

• Tilgang: Statistikk-siden er tilgjengelig for rollene Overvåkning og Administrasjon.
• Åpne siden: Klikkpå menyvalget Statistikk.
• Undersider: Statistikksiden har to undersider, Overordnet og Historiske tall, som vises i menyen til venstre på siden.

Overordnet

• Her finner du overordnet statistikk for meldinger som er journalført via VKP hos din kommune.
• Siden inneholder en oversikt over mottatte og feilede meldinger for de siste fem, ti eller femten døgnene, samt en oppsummering over alle feilede meldinger som fortsatt er aktive.
• Du kan klikke på enkeltmeldinger som har feilet under Alle aktive, feilede meldinger - Se detaljer. Da vises meldingen i meldingslisten.

Historiske tall

Under historiske tall ser du statistikk over:

• Trendlinje over mottatte meldinger siden oppstart,
• Antall journalførte meldinger siden oppstart
• Første melding i din kommune
• Gjennomsnittlig antall meldinger per døgn siden oppstart
• Totalt antall journalførte meldinger per avsender
• Totalt antall journalførte meldinger per meldingstype

• Tilgang: Utstyrsoversikt er tilgjengelig for brukere med rollen Administrasjon.
• Åpne siden: Klikk på menyvalget Utstyrsoversikt for å åpne innholdet.
• Her finner du: alle medisindispensere/digitalt tilsyn - heretter kalt apparater - som det er sendt meldinger fra via VKP til EPJ.

Funksjoner på Utstyrsoversikt-siden er:

• Søke etter apparater på navnet (Evondos, Pilly etc) eller apparatets ID.
• Åpne detaljer for å se ID-er på apparatet -trykk pil ned knapp til høyre for navnet.
• Trykke Oppdater-knappen til høyre for søkefeltet for å se apparat(er) som nettopp er lagt til fra nye meldinger i meldingslisten.
• Eksporter listen over apparater til excel ved å trykke Last ned-knappen til høyre for Oppdater-knappen.
• Filen vises som nedlastet i browser og finnes igjen under mappen Nedlastinger.

Partnerprofil

Rollen Administrasjon kan gjøre endringer, mens rollen Overvåker har lesetilgang i Innstillinger og Partnerprofil.

Journalføring av meldinger: Kommunen kan velge å vise vellykkede meldinger (uten feil) i 0–14 dager. Feilede meldinger beholdes til de slettes manuelt eller automatisk etter 6 måneder.

Automatisk resending: Når meldinger feiler på min side, kan de sendes på nytt fra Meldinger-menyen etter at feil er rettet. Du kan også sette opp automatisk daglig resending.

Stopp ved duplikate tiltak (kun for Gerica): Velger du å slå på funksjonen, vil duplikate tiltak alltid feile og bli merket med en rød J på min side, som indikerer feilet journalføring. Kommunen velger selv om den vil slette meldingen, eller rette opp i duplikate tiltak i EPJ-en, og deretter resende meldingen.

Uthenting fra EPJ: Her kan du se hvilke tjenestekoder og EPJ-verdier som er satt opp for din kommunes EPJ. Du kan også se koblingen mellom VFT-leverandør(er) og VKP-kode(r) for kommunens EPJ.

EPJ-integrasjon: Kommunen kan slå av integrasjonen for innskriving og uthenting fra EPJ, for eksempel ved nedetid. Meldinger som mottas mens integrasjonen er av, må resendes når den slås på igjen.

Varsler

Brukere med rollen Administrator har tilgang til siden Varsler.

Varsler og e-postvarsler: Kommunen kan slå av eller på e-postvarsler og varsler ved avvik i meldingsmengde, totalt eller per leverandør. Slås e-postvarsler av, men avvikvarsler på, mottas kun avvikvarsler.

Varselkategorier:

• Gerica: Feil/manglende tiltak, duplikat, unormalt antall meldinger, andre varsler
• Profil: Journalføring feilet, unormalt antall meldinger
• Cosdoc: Mangler journaltype/tjenester, unormalt antall meldinger, andre varsler

For kommuner som bruker bydeler (City district) i Gerica, kan e-postmottakere settes per bydel for varselkategoriene Feil eller manglende tiltak i EPJ og Varsel om duplikat.

E-postvarsler: Her kan du legge til, endre eller slett mottakere på samme måte for alle varselkategorier. Trykk pluss-ikonet for å legge til ny mottaker, velg bydel (hvis aktuelt) og skriv inn e-postadresse.

Varsel om unormalt antall meldinger: Legg til mottakere og angi avvik (antall eller prosent) som utløser varsel, totalt eller per VFT-leverandør.

Persontilganger

Brukere med rollen Brukeradmin kan opprette, endre og slette persontilganger.

Brukere med rollen Administrasjon kan se alle persontilganger som er registrert, men kan ikke redigere.

Opprett persontilgang

• Logg inn som Brukeradmin, gå til Innstillinger → Persontilganger, og trykk pluss-ikonet for å legge til ny bruker.
• Fyll inn fødselsnummer, navn, e-post og tilgangsnivå, og trykk Lagre. Tilgangen blir aktiv umiddelbart.
• For å endre tilgangsnivå eller e-post, trykk Endre-ikonet, gjør endringen og lagre.
• Navn kan ikke endres – slett brukeren og opprett en ny.
• For å slette en tilgang, trykk Slette-ikonet og bekreft.

Inaktive brukere

Etter 3 måneder uten aktivitet sendes e-postvarsel om deaktivering om 4 uker, med påminnelser etter 14 dager og dagen før. Brukeren deaktiveres dagen etter siste varsel. Kontakt Norsk helsenetts kundesenter for gjenaktivering.

Systemtilganger

Brukere med rollene Administrasjon og Overvåkning kan se informasjon under Systemtilganger.

Her vises hvilke leverandører som har integrasjon med kommunen, samt hvilke tjenestekoder som er konfigurert mellom partene.