Gå til hovedinnhold

Jobber frem fremtidens arkivfunksjon

Sammen med etatene i helseforvaltningen har Norsk Helsenett fått oppdraget å jobbe frem en plan for bedre digital dokumentasjonsforvaltning og arkivfunksjon. Rapporten om plan for digitalisert arkivfunksjon er overlevert Helse- og omsorgsdepartementet.

akrivmappe

Målet er å forenkle og forbedre arbeidshverdagen til ansatte i helseforvaltningen, slik at etatenes viktige samfunnsoppdrag blir effektivt og fortløpende dokumentert.

– Regjeringen har klare føringer om at offentlig forvaltning skal digitaliseres, men fortsatt er mye av marken upløyd. Retningslinjene er uklare, regelverket er ikke tilpasset den digitale tidsalder og leverandørmarkedet er begrenset. Derfor er det veldig spennende å få være med på å gå opp stien sammen med helseforvaltningen, sier Vilde Ronge, avdelingsdirektør for arkiv og dokumentforvaltning i Norsk Helsenett.

Regjeringens digitaliseringsstrategi 2019-2025 har som mål at offentlig sektor skal digitaliseres på en åpen, inkluderende og tillitvekkende måte. Flere oppgaver skal løses digitalt, slik at kommunale og statlige virksomheter skal kunne systematisk hente gevinster. Informasjon skal kunne brukes på tvers av forvaltningen, og brukerne skal oppleve helhet og brukervennlighet i tjenestene fra det offentlige.

For at dette skal være mulig, må forvaltningen av dokumentasjonen være god. Samtidig må det finnes arbeidsverktøy som tilrettelegger for enkel og sikker deling. Som det står i innledningen til digitaliseringsstrategien, krever digitalisering gjennomgripende endringer i måten offentlig sektor utfører sine oppgaver på, og dermed også hvordan man sikrer og forvalter dokumentasjon.

Kunnskapsgrunnlag til Helse- og omsorgsdepartementet

Norsk Helsenett har i samarbeid med helseforvaltningen levert en forstudie til Helse- og omsorgsdepartementet som beskriver nåsituasjonen, målbilde og hvilke muligheter som finnes når det gjelder digitalisert arkivfunksjon. Her kan du lese rapporten.

Rapporten er et kunnskapsgrunnlag for videre utredning av konsepter sammen med etatene. Etatene i helseforvaltningen har i dag ansvar for å dokumentere hvordan oppgaver og samfunnsoppdraget løses. Samtidig har alle virksomhetene behov for kontroll med egen informasjon for å kunne jobbe effektivt. Ny teknologi medfører at oppgaver løses på nye måter, men også forventninger om forenkling, effektivisering og bedre brukeropplevelser.

– Å dokumentere slik som arkivlov og offentlighetslov krever, oppfattes som en tungvint oppgave fordi dette ofte skal gjøres på siden av jobben og i et verktøy som ikke er tilpasset, forklarer Ronge.

Ambisiøs tjenesteleverandør

Prosjektet Norsk Helsenett er en del av, har sett på metoder som skal bidra til å forbedre og forenkle hverdagen til de ansatte i helseforvaltningen.

– I dette arbeidet har vi samlet inn informasjon fra leverandører og premissleverandører som Digitaliseringsdirektoratet og Arkivverket. Ansatte og ledere i etatene har også bidratt med sine synspunkter for å tydeliggjøre utfordringer og behov. Som tjenesteleverandør på arkiv er det viktig at vi er ambisiøse når det gjelder å få til noen av de endringene som digitaliseringsstrategien sier er nødvendig, sier Ronge.